Microsoft M365 und die DSGVO

Die Anpassung von Microsoft Office 365 an die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist möglich, erfordert jedoch eine sorgfältige Konfiguration und die Beachtung bestimmter Datenschutzbestimmungen. Microsoft hat Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass Office 365-Dienste im Einklang mit der DSGVO stehen können. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten:

  1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Wenn Sie Office 365-Dienste nutzen, müssen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Microsoft abschließen. Dies ist eine rechtliche Anforderung der DSGVO, die sicherstellt, dass Microsoft als Datenverarbeiter in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen handelt.
  2. Datenschutzfunktionen: Microsoft hat Datenschutzfunktionen in Office 365 integriert, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Dazu gehören Verschlüsselung, Datenschutzsteuerungen und -einstellungen, um den Zugriff auf Daten zu kontrollieren, sowie Sicherheits- und Compliance-Tools.
  3. Transparente Datennutzung: Microsoft hat sich dazu verpflichtet, transparent über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Office 365 zu informieren. Dies umfasst auch die Angabe, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.
  4. Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA): Je nach Nutzung von Office 365-Diensten und den damit verbundenen Datenverarbeitungstätigkeiten kann es erforderlich sein, eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) gemäß den Anforderungen der DSGVO durchzuführen.
  5. Rechte der betroffenen Personen: Office 365-Anwender haben bestimmte Rechte gemäß der DSGVO, wie das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung und das Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Verantwortung für die ordnungsgemäße Konfiguration und Nutzung von Office 365 im Einklang mit der DSGVO beim Unternehmen liegt, das die Dienste nutzt. Dies erfordert eine genaue Prüfung der Datenschutzrichtlinien und -einstellungen von Office 365 sowie möglicherweise die Unterstützung eines Datenschutzexperten.

Vor der Entscheidung, Office 365 zu nutzen, ist es ratsam, sich mit den Datenschutzbestimmungen vertraut zu machen, den erforderlichen AVV abzuschließen und sicherzustellen, dass die eingesetzten Datenschutzmaßnahmen den Anforderungen der DSGVO gerecht werden.